テレワーク生産性向上のヒント~知っておきたい3つのポイント!

テレワーク生産性向上のヒント~知っておきたい3つのポイント!

総務部です。

新型コロナウイルスの影響で在宅勤務を導入する企業が増えています。そんな中、日本生産性本部の調査によると、7割弱の人が仕事の効率が下がったと答えていることがわかりました。以前の記事、「働き方改革と労働生産性~生産性向上のヒントは身近なところにあった!」では、働き方改革と労働生産性についてお話しましたが、今後はテレワークを前提とした生産性を考えることが必要となっています。

 

テレワークは時間面で柔軟な働き方が可能になる半面、仕事の評価方法などの課題もあります。今回は、テレワークでの生産性向上のため、知っておきたいポイントについてお話したいと思います。

1.テレワークの現状と課題

新型コロナウイルスが拡大した当初は、テレワークを導入すべきか否かが論点となっていました。その後、多くの企業がテレワークを採用することとなり、現状では、在宅の生産性をいかに高めていくかが課題になりつつあります。このような状況の下、日本生産性本部が20才以上の雇用者1,100名を対象に5月に調査を行っています。まずはこれを見てみましょう。

 

(参考)「新型コロナウイルスの感染拡大が働く人の意識に及ぼす調査 調査結果レポート(日本生産性本部)」

(1)在宅勤務での効率

調査結果によると、在宅勤務によって通勤時間の削減や、オフィスでの雑事から解放されることが期待されましたが、現状は次の通りです。

(出所)「新型コロナウイルスの感染拡大が働く人の意識に及ぼす影響 調査結果レポート」(日本生産性本部)

 

在宅勤務で「効率が上がった」が7.2%、「やや上がった」が26.6%で、効率アップが図れたのは合計33.8%です。一方、「やや下がった」が41.4%、「効率は下がった」が24.8%と、効率がダウンしたのは合わせて66.2%となっています。

(2)テレワークの課題

次に、テレワークにはどのような課題があるのかを見てみましょう。調査結果(MA:複数回答可)を見ると、最も多いのは、「職場に行かないと資料等を閲覧できない」が48.8%で、次いで「通信環境の整備」が45.1%、「机など物理的環境の整備」が43.9%となっています。一定数以上の人が、現状に不都合を感じているようです。

(出所)「新型コロナウイルスの感染拡大が働く人の意識に及ぼす調査 調査結果レポート」(日本生産性本部)

2.業務の電子化と仕事内容の見直し

上記1で見た調査結果を踏まえ、テレワーク生産性向上のためにはどの様な点が重要となるか考えてみましょう。

(1)文書電子化の推進

まず、出勤しなければできない仕事を減らす必要があります。報告書や資料など、日常業務で使う文書は複合機などでスキャンし、PDFファイル化し、社内サーバーやクラウド型のストレージなどに保管すると便利です。電子化することで、同時に複数の社員が情報共有することも可能となります。

 

ただ、電子化した文書を社内システムで管理する場合、社外からのセキュリティーを確保したうえ、社内ネットワークにアクセスできるVPN(仮想私設網)などの仕組みを用意することが必要です。クラウド型のストレージサービスに保管する場合はパスワードなどの管理を徹底することが必須です。

 

また、電子化に際しては、どのデータを対象とすべきか、会社全体の視点から考えてみることが必要です。一般的には、テレワークを阻害する二大業務として、経費精算と社内決裁が挙げられることが多いようで、これらの対応ができれば生産性向上効果が期待できまます。

(2)仕事の見直しと削減

次に、仕事自体の見直しです。検討手順としては、やめられないか、減らせないかの順に考えることです。例えば会議です。連絡だけの会議なら、報告書を作り、サーバーに保管し共有化すれば問題ないでしょう。

 

ただ、どうしても止めるのが難しい場合は、「減らす」ことを考えます。会議資料と質問事項を事前に共有化しておけば、会議をする場合でも、会議の回数や時間を削減できます。このような小さな工夫を各自が実施する社内風土を作ることが必要となります。

3.社員間コミュニケーションの工夫

次に問題となるのは、社員間のコミュニケーションについてです。

(1)意識的なコミュニケーション

リモートワークでは、仕事場と自宅との境界がなくなっていることや、オンライン会議の際、カメラを通して相手の私生活が見えること、指示や確認などのコミュニケーションがスムーズにいかないこと等があります。

 

このような状況の中、最近では、テレワーク中に受ける嫌がらせという意味で、リモートハラスメントという言葉も耳にします。これらを防止するためには、積極的に意思疎通を図る工夫が必要となります。これは単に個人が意識してコミュニケーションを図る努力をするというだけではなく、コミュニケーションのための具体的な社内ルールを決めることが必要です。

 

スケジュールをもとに、進捗状況や、成果物などの報告、連絡をすることが必要です。さらに、仕事中発生した問題等については、上司との相談ができるようにし、課題が停滞しないようにすることが重要です。主なコミュニケーションツールとしては、「ビジネスチャット(注)」があります。

(2)文字連絡と対面との切り分け

意識したコミュニケーションは重要であるものの、うまく機能しない場合も想定されます。メールやチャットだけでは伝わりにくい内容は、例えば、対面方式でお互いの顔を見ながら、図や写真、まとめた資料を共有し話をする時間を設けるということも重要になります。このように、コミュニケーション方法に様々な工夫を加えることで、上司、部下とも仕事のプロセスや課題が見えやくなります。

 

(注)ビジネスチャット

主に業務連絡・ビジネス上のコミュニケーションのための利用が想定されたチャット用サービスの通称。ビジネスチャットは基本的には複数名が参加するグループチャットの形式を取る。 業務効率化や生産性向上など、「働き方改革」実現のためのひとつのツールとして注目を集めている。

4.仕事の評価方法改善

次に問題となるのは、個人の仕事をどのように評価するかです。社員を時間で管理しずらくなるなか、これが一番重要な点です。

(1)事前の目標設定

テレワークでは各自が行っている仕事の内容が見えにくくなります。そのため、上司は部下と事前に話をし、テレワーク期間中に、何を、いつまでに、どの程度まで行うか、成果物は何かといったことを決めておく必要があります。上司と部下とが納得して仕事を行うためには必須となります。

(2)プロセスと成果の配分

社員の評価のためにはプロセスと成果を把握する必要があります。プロセスだけを重視すると、プロセスが見えずらいリモートワークでは適正な評価が難しくなります。一方で成果のみによる評価は、過剰な成果主義につながりかねず、逆に社員のモチベーションを低下させる可能性があります。プロセスと成果をどのような配分で評価するのかを決める必要があります。

(3)プロセスや成果の伝達

さらに、部下のテレワーク期間中の成果や不十分点、仕事のプロセスを振り返ったうえで、上司と話ができる機会を設けることが望ましいでしょう。これにによって、最終の結果だけでなく、過程で、どの様な苦労があったかなどを上司に伝えることができ、在宅勤務でも、上司は自分のことを正しく評価しているという安心感を持つことができます。

5.まとめ 

いかがでしたか。今回は、新型コロナウイルスの影響で職場環境が一変するなか、テレワーク生産性向上のポイントについてお話しました。

(1)今回のポイント

・テレワーク環境の改善と、仕事を減らす工夫が必要

・意識的な社員間のコミュニケーションのルールが必要

・テレワークに対応した評価方法の改善が必要

(2)最後に

皆さんは、「セレンディピティー」という言葉をご存じでしょうか。偶然の出会いなどで生じる予想外の発見、幸運のことを言います。テレワークで非公式なコミニュニケーションが減少する可能性があり、これによる悪影響が出ないかという点が懸念されます。ふとした雑談から生まれるアイデアは、人が集まる場所から生まれます。今後、テレワークを推進するにあたり、この点の考慮も必要かもしれません。

 

その他に、雇用形態の多様化についても検討する必要があります。今、注目されているのは、「ジョブ型雇用」というもので、職務を明確に規定し成果を評価しやすくする形態で、従来型の仕事内容や勤務地等を限定せず採用する「メンバーシップ型雇用」とは異なるものです。今後は「ジョブ型雇用」が増えていくと思われます。

 

今回の新型コロナウイルス対応を通じて、私たちの仕事や生活のあり方が変わりつつあり、働く人の意識も、今後変化していくと思われます。一人一人が変化を受け入れ対応することが、今、求められています。私たちユニヴライフは、環境の変化に対応し、安全で快適な”LIFE”を創造し続けます。

 

「ユニヴライフは安全で快適な”LIFE”を創造します」

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